REGULAMIN WYDARZENIA „CRAFT FEST”
Regulamin wydarzenia organizowanego przez CRAFT EVENT Sp. z o.o. określający prawa, obowiązki i zakres odpowiedzialności Organizatorów oraz Wystawców. Regulamin obowiązuje wszystkich uczestników wydarzenia. Wystawca wysyłając zgłoszenie akceptuje Regulamin oraz oświadcza, że się z nim zapoznał.
§1
CRAFT EVENT Sp. z o.o. z siedzibą we Wrocławiu, NIP: 8971852980, zarejestrowaną w rejestrze przedsiębiorców pod numerem 369634463, KRS nr 0000721894. Wydarzenie CRAFT FEST realizowane będzie w terminie:
27-28.09.2023r. w obiekcie Czasoprzestrzeń, ul. Tramwajowa 1-3, 51-621 Wrocław.
§2
1. Rekrutacja na wydarzenia odbywa się na podstawie selekcji Wystawców dokonanej przez Organizatora spośród wszystkich zgłoszeń nadesłanych przez formularz zgłoszeniowy. Do zakwalifikowanych uczestników zostaną wysłane emailem indywidualnie sporządzone umowy udziału. Wysłanie wypełnionego formularza nie oznacza przyjęcia na listę Wystawców.
2. Płatność za uczestnictwo – Wystawca jest zobowiązany opłacić kwotę za stoisko wg daty wskazanej w umowie. Przekazywanie umów i faktur odbywa się drogą mailową. Jeśli Wystawca zgłosi się na 21 dni przed rozpoczęciem wydarzenia to opłaty musi dokonać tego samego dnia co zgłoszenie. Podpisanie umowy udziału przez Wystawcę jest zobowiązaniem do uczestniczenia w wydarzeniu i należy traktować ten dokument jako obopólną umowę. W przypadku rezygnacji z udziału po opłaceniu faktur, nie ma możliwości zwrotu wpłaconych pieniędzy.
3. Wystawcy, którzy zostali zakwalifikowani na listę Wystawców lecz nie dokonali wpłaty we wskazanych terminach zostają automatycznie wykreśleni z listy Wystawców.
4. Opłata za wyposażenie dodatkowe oraz za świadczenia promocyjne naliczana jest dodatkowo, w zależności od wybranego zapotrzebowania Wystawcy, na podstawie wypełnionego przez Wystawcę formularza zamówienia.
5. Organizator decyduje o lokalizacji stoiska Wystawcy przy czym zapewnia, że dołoży wszelkich starań, aby wszystkie stoiska były ulokowane równie atrakcyjnie wzdłuż ciągów komunikacyjnych. Organizator zastrzega, że nie ma obowiązku brania pod uwagę sugestii dotyczących miejsc rozmieszczenia zgłaszanych mu przez Wystawców.
6. Organizator ma prawo odmówić Wystawcy udziału w wydarzeniu także po dokonaniu przez niego wpłaty, bez podania przyczyny. W takim przypadku Organizator dokona Wystawcy zwrotu pełnej uiszczonej przez niego kwoty. Kwota ta nie podlega zwrotowi, jeśli wykluczenie Wystawcy nastąpi wskutek złamania przez niego niniejszego Regulaminu.
7. Na jednym stoisku może znaleźć się jedna marka. W szczególnych przypadkach stoisko może być współdzielone, ale po dokonaniu opłaty za współdzielenie. Organizator zastrzega sobie nie łączenie stoisk różnych marek, ponieważ może to utrudnić komunikację i promocję.
8. Wystawca nie może podnajmować przedmiotu najmu ani oddawać go do używania osobom trzecim bez uprzedniej i pisemnej zgody Organizatora oraz nie może nic przyczepiać, montować, mocować lub przyklejać do ścian, podłogi.
9. Organizator zastrzega sobie brak możliwości sprzedaży i prezentacji przez Wystawcę towaru nie będącego przedmiotem jego działalności, którą wskazał w formularzu zgłoszeniowym.
10. Organizator zastrzega sobie prawo odłączenia stoiska od prądu w przypadku przekroczenia przez Wystawcę poboru deklarowanego w formularzu zgłoszeniowym, bez zwrotu opłaty za tę usługę.
§3
1. Wyposażenie stoiska w sprzęty, urządzenia oraz towar, który jest niezbędny do prowadzenia działalności, leży w całości po stronie Wystawcy
2. Powierzchnia zostanie udostępniona Wystawcy przez Organizatora na montaż i zaaranżowania oraz wyposażenie w swoje produkty stoisk zgodnie z rozpiską godzinową, którą prześle Organizator do 7 dni przed wydarzeniem.
3. Wystawca jest zobowiązany zapewnić gotowość stoiska na 30 min. przed rozpoczęciem wydarzenia. W przypadku opóźnień w montażu stoiska bądź braku personelu na stoisku w godzinach trwania Wydarzenia, Organizator ma prawo do wykluczenia Wystawcy z Wydarzenia bez obowiązku zwrotu opłaty za stoisko.
4. Wystawca jest zobowiązany do obecności na stoisku każdego dnia i w godz. wydarzenia.
5. Wystawca zobowiązany jest do dbałości o porządek na swoim stoisku oraz na jego zapleczu.
6. Wystawca jest zobowiązany do demontażu stoiska na swój koszt niezwłocznie po zakończeniu wydarzenia.
7. Wystawca zobowiązuje się do zwrotu Organizatorowi powierzchni wraz z wypożyczonym wyposażeniem dodatkowym stoiska w stanie niepogorszonym.
8. Wystawca zostanie zobowiązany do pokrycia kosztów naprawy wszelkich zniszczeń obiektu, w którym odbywają się targi, bądź uszkodzeń jego wyposażenia (elementów zabudowy, wynajętego sprzętu, mebli), powstałych z winy Wystawcy, bądź osób mu towarzyszących.
9. Organizator zapewnia patrol ochrony podczas całego okresu wynajmu stoiska, wraz z dyżurami nocnymi. Niemniej jednak Organizator nie bierze odpowiedzialności za towar znajdujący się na stoisku, Wystawca jest zobowiązany do zabezpieczenia swojego stoiska; Organizator nie ponosi odpowiedzialności za produkty Wystawców, w szczególności za ich uszkodzenie lub kradzież przez osoby trzecie.
10. W przypadku rezygnacji z uczestnictwa Wystawca zobowiązany jest niezwłocznie poinformować o tym fakcie Organizatora drogą mailową lub telefoniczną,
11. Wystawca zobowiązuje się, że powierzchnia oraz jej wyposażenie będą wykorzystane tylko i wyłącznie dla celów promocji działalności prowadzonej przez Wystawcę.
12. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za treść oraz formę sprzedawanych lub prezentowanych produktów na stoisku Wystawcy.
13. Wystawca zobowiązuje się do przestrzegania niniejszego regulaminu, a także do podporządkowania się poleceniom przedstawicieli Organizatora w zakresie utrzymania porządku.
14. Wystawca ma obowiązek przestrzegać podczas Wydarzenia zasad BHP i ppoż. oraz Regulaminu obiektu, w którym odbywa się Wydarzenie.
15. Organizator zapewni odpłatnie dostęp do prądu, znajdującego się na terenie Wydarzenia tylko tym Wystawcom, którzy zgłoszą taką potrzebę. Prąd będzie udostępniony jedynie w dniu wydarzenia. Wystawca otrzymuje tylko jedno określone gniazdo w miejscu wskazanym przez Organizatora, które będzie usytuowane w niewielkiej odległości od stoiska Wystawcy. Wystawca zobowiązany jest do posiadania własnych przewodów w celu dalszego rozprowadzenia instalacji na stoisku.
§4
1. Organizator zobowiązuje się do przeprowadzenia szeroko zakrojonej kampanii reklamowej w mediach społecznościowych i w innych dostępnych mu kanałach marketingowych. Jednocześnie Organizator informuje, że nie ma obowiązku publikacji materiałów promujących każdego Wystawcę.
2. Organizator ma prawo do wykonania dokumentacji zdjęciowej i filmowej podczas Wydarzenia oraz wykorzystywania tych materiałów do celów marketingowych.
3. Aby zadbać o jak największe dotarcie do szerokiej grupy odbiorców, Wystawca ma obowiązek udostępnić informację o Wydarzeniu na swoich firmowych social mediach.
4. Wystawca zezwala na przetwarzanie jego danych osobowych i firmowych, oraz przekaże Organizatorowi wszelkie materiały promocyjne i zdjęcia dotyczące promocji Wystawcy. Ponadto Wystawca zgadza się na publikację informacji oraz zdjęć oraz wykorzystanie treści oraz zdjęć dostępnych na stronie i profilu Wystawcy przesłanych w formularzu zgłoszeniowym lub mailowo w celach promocyjnych prowadzonych przez Organizatora.
5. Materiały promocyjne nt. produktów prezentowanych podczas wydarzenia, przesłane przez Wystawców będą umieszczone na profilu wydarzenia wyłącznie po opłaceniu udziału. Umieszczanie materiałów jest wyłącznie wolną wolą Organizatora i nie ma on obowiązku publikacji materiałów Wystawców, oraz ma prawo odmowy ich publikacji bez podania przyczyny.
6. Kolportaż ulotek podczas wydarzenia nie jest możliwy bez zgody Organizatora.
7. Wystawcy, którzy zgłaszają się 21 dni przed targami mogą nie zostać uwzględnieni na planie wydarzenia oraz liście Wystawców.
§5
1. Organizator zastrzega sobie możliwość zmian niniejszego regulaminu.
2.Wszelkie zmiany niniejszego Regulaminu odbędą się w formie publikacji na stronie www.craftfest.pl
§6
Zgodnie z art. 13 ust. 1 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) – dalej: RODO, informujemy, że administratorem danych osobowych jest Craft Event Sp. z o.o. z siedzibą we Wrocławiu (53-652) przy ul. Kruszwickiej 26/28
Pozyskane dane będą przetwarzane w związku z zawarciem umowy w celu jej realizacji. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, ale niezbędne do zawarcia i realizacji umowy. Okres, przez który dane osobowe będą przechowywane jest obliczany w oparciu o następujące kryteria:
• czasu obowiązywania umowy,
• przepisy prawa, które mogą nas obligować do przetwarzania danych przez określony czas,
• okres, który jest niezbędny do obrony naszych interesów.
Ponadto, informujemy, że mają Państwo prawo do:
• dostępu do swoich danych osobowych,
• żądania sprostowania swoich danych osobowych, które są nieprawidłowe oraz uzupełnienia niekompletnych danych osobowych,
• żądania usunięcia swoich danych osobowych, w szczególności w przypadku cofnięcia przez Panią/Pana zgody na przetwarzanie, gdy nie ma innej podstawy prawnej przetwarzania,
• żądania ograniczenia przetwarzania swoich danych osobowych,
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania swoich danych, ze względu na Pani/Pana szczególną sytuację, w przypadkach, kiedy przetwarzamy Pani/Pana dane na podstawie naszego prawnie usprawiedliwionego interesu czy też na potrzeby marketingu bezpośredniego,
• przenoszenia swoich danych osobowych,
• wniesienia skargi do organu nadzorczego zajmującego się ochroną danych osobowych, tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
W zakresie, w jakim Państwa dane są przetwarzane na podstawie zgody – mają Państwo prawo wycofania zgody na przetwarzanie danych w dowolnym momencie. Wycofanie zgody nie ma wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie Państwa zgody przed jej wycofaniem. Zgodę mogą Państwo wycofać poprzez wysłanie oświadczenia o wycofaniu zgody na nasz adres korespondencyjny bądź adres e-mailowy: biuro@craftevent.pl